Le porte-monnaie qui gère les notes de frais

Elle n'est certes pas la première solution de création et de pilotage de cartes virtuelles dédiées aux frais professionnels, mais l'« Expense Wizard » que présentait U.S. Bank hier, à l'occasion de la conférence Finovate Spring 2019 à San Francisco, comporte quelques fonctions originales destinées à faciliter la vie de l'employé et de son entreprise.

Conçue initialement pour la prise en charge de déplacements occasionnels, par exemple pour des candidats au recrutement ou des prestataires extérieurs, la plate-forme couvre d'abord les bases. Afin d'éviter les inconvénients et les complications de l'utilisation d'un moyen de paiement personnel, le donneur d'ordre peut donc, depuis un portail simple d'usage, créer un porte-monnaie virtuel, assorti de toutes les limitations nécessaires (en montant, type de dépense, périodes…), et l'attribuer à son bénéficiaire.

Ce dernier n'aura alors plus qu'à le récupérer au sein de l'application mobile mise à sa disposition à cet effet. Il y retrouvera les caractéristiques d'une carte de paiement personnelle, avec lesquelles il pourra réaliser ses achats en ligne, à moins qu'il ne préfère l'enregistrer auprès du système intégré de son téléphone (Apple Pay ou autre) qui lui permettra aussi d'effectuer des emplettes dans le monde physique. Naturellement, dans tous les cas, ses opérations restent encadrées par les contraintes pré-définies.

Les solutions existantes s'arrêtent généralement là, laissant à l'utilisateur, dans une large mesure, le soin de suivre les procédures en vigueur dans son organisation, notamment en matière de justificatifs. L'« Expense Wizard » de U.S. Bank, lui, met aussi en œuvre des algorithmes avancés (d'intelligence artificielle, comme il se doit) qui décryptent la politique de frais professionnels de l'entreprise et fournissent une assistance active pour la respecter, en limitant autant que possible les interventions humaines.

Par sa position, la banque est bien placée pour capturer un maximum de données – généralement sous-exploitées – dans les relevés de transactions des cartes virtuelles qu'elle émet. L'essentiel des informations requises dans l'outil de gestion (pour la démonstration, il s'agit de celui de Chrome River, partenaire de l'initiative) est ainsi transmis automatiquement et, s'il en reste quelques-unes à ajouter (en particulier la photographie d'un reçu), elles sont demandées par un chatbot intégré qui accompagne les démarches pas à pas, jusqu'à la validation finale des dépenses engagées.

Malgré quelques progrès accomplis ces dernières années, le traitement des notes de frais reste une plaie administrative – pour les salariés comme pour les gestionnaires – dans la plupart des entreprises et cette réalité se vérifie d'autant plus cruellement pour les 50 millions d'américains (selon une estimation de Visa) qui y ont recours ponctuellement. La solution proposée par U.S. Bank constitue donc incontestablement une avancée appréciable qui mériterait pourtant d'être développée et étendue, jusqu'à rendre l'expérience totalement transparente (ce qui semble certainement faisable).