AmEx met de l'IA dans les notes de frais

En dépit des progrès accomplis ces dernières années, principalement sur la capture et la transmission électronique des reçus, la gestion des notes de frais reste encombrée de vérifications manuelles qui génèrent moult frustrations pour toutes les parties prenantes. En étroite collaboration avec Microsoft, American Express prépare une solution.

Appliqué aux dépenses des voyages professionnels, le nouveau système porte d'abord l'ambition de simplifier les procédures administratives, autant pour les collaborateurs qui les effectuent que pour les équipes qui ont la charge de leur enregistrement comptable. Cependant, sa véritable cible, à terme, serait de parvenir à automatiser presque entièrement la chaîne de traitements, avec à la clé des réductions de coûts significatives (y compris dans les cas où elle est déléguée à un prestataire extérieur).

Concrètement, le salarié qui exécute une transaction avec sa carte d'affaires est instantanément invité, de manière classique, à charger une photographie du justificatif associé. Des algorithmes d'intelligence artificielle analysent alors ce dernier en temps réel afin de déterminer sa légitimité, matérialisée au sein du logiciel de l'entreprise par un score de risque à trois niveaux, s'échelonnant du vert (acceptation sans équivoque) au rouge (rejet recommandé), en passant par l'orange (contrôle manuel requis).

Le promesse est particulièrement alléchante quand elle évoque la prise en compte de nombreux critères dans l'évaluation des opérations, tous effectivement importants : la politique de l'organisation en matière de frais, son historique global des règlements par carte, la cohérence avec les habitudes de dépenses de l'individu et autres facteurs de suspicion de fraude… En outre, l'apprentissage automatique améliore la performance au fil du temps, laissant espérer la disparition un jour de toute intervention humaine.

Dans un premier temps, le service sera expérimenté chez Microsoft (qui est donc aussi le fournisseur de la technologie sous-jacente) de manière à confirmer sa fiabilité et sa viabilité sur le terrain. Si les résultats sont concluants et, en particulier, si les bénéfices pour la productivité sont au rendez-vous, des intégrations avec les grandes plates-formes de gestion de dépenses du marché (Microsoft exploite un outil propriétaire) seront développées pour en autoriser la distribution à d'autres clients d'American Express.

La gestion des frais professionnels, aussi indispensable que rébarbative, constitue un cas d'usage idéal pour l'intelligence artificielle en raison de son caractère a priori très bureaucratique et mécanique. La difficulté sera toutefois d'appréhender les spécificités de chaque organisation dans son approche du sujet, sans lui imposer de consacrer des efforts démesurés à la configuration de la solution. Enfin, pour une automatisation complète, il restera à imaginer (et American Express insinue se pencher sur la question) comment se défaire de la nécessité pour l'employé de se préoccuper des reçus.