Cala, l'arme anti-réunionite

Voilà un gadget qui aurait sa place dans toutes les organisations dont les collaborateurs sont pleinement conscients des pertes de temps incommensurables engendrées par les réunions inutiles… sans que personne n'ose jamais les remettre en question : bien qu'embryonnaire, la solution de Cala esquisse une piste de solution a priori séduisante.

Dans un monde idéal, les invités incertains de l'objectif et/ou de l'intérêt d'assister à une assemblée pourraient (devraient) contacter son instigateur afin de s'assurer que leur participation est plus importante que leurs autres tâches en cours. Dans la réalité, les sous-entendus et les enjeux politiques prennent fréquemment le dessus – par exemple l'importance de faire acte de présence « au cas où » –, chacun se tait et accepte, et la machine à gaspiller les énergies et les ressources fonctionne à plein régime.

Au lieu (et en complément) de demander uniquement de confirmer ou non leur intention de venir, l'application (web) de Cala propose aux destinataires de formuler leur avis sur la réunion à laquelle ils sont conviés, dans le sens de savoir s'ils estiment qu'elle sera véritablement utile. Chaque vote exprimé – par un balayage vers la droite ou la gauche à la manière (ludique et rapide) de Tinder – reste totalement anonyme… mais dans le cas où le rejet fait l'unanimité, le rendez-vous est purement et simplement annulé.

On le voit, le système est basique et c'est probablement ce qui en fait l'efficacité. Il semblerait tout de même pertinent de l'enrichir (légèrement), ne serait-ce que dans le but de prendre en compte un minimum de nuance. J'imaginerais notamment d'alerter l'organisateur du nombre d'opinions négatives reçues même sans consensus, ce qui lui procurerait une occasion de s'interroger sur son initiative et, le cas échéant, de fournir des précisions permettant à chacun de mieux comprendre pourquoi il est impliqué.

Sur le plan opérationnel, en l'état, l'outil n'est pas parfait. L'expérience utilisateur, conçue pour une activation par une seule personne, repose, pour les autres invités, sur un échange de courriels relativement peu ergonomique. Par ailleurs, il n'est, à ce jour, intégré qu'avec la plate-forme de gestion d'agenda de Google et sa mise en œuvre dans une configuration d'entreprise requiert l'intervention d'un administrateur. Espérons qu'il évolue, mais, à défaut, l'idée est suffisamment triviale pour susciter des répliques.

Si les lamentations vis-à-vis des effets délétères de la réunionite sont quasiment universelles, rares en sont les remèdes. Rien d'étonnant à cette situation quand on réalise que les causes relèvent principalement de la culture interne, toujours extrêmement difficile à transformer, surtout grâce à des approches génériques. Néanmoins, le principe développé par Cala de donner la parole aux victimes des excès constitue certainement un moyen « doux » de faire changer les mentalités et les pratiques sur le long terme.